ERP (سیستم یکپارچه برنامه ریزی منابع سازمان) چیست؟

چرا برخی پروژه‌های ERP منجر به شکست می شوند؟

ERP بهترین طریقه انجام وظایف را در هر بخش سازمانی ارائه می دهد. اما شما ممکن است کارکنانی داشته باشید که با متد و روش خود روی نرم افزارها کار می کنند و ممکن است با روش جدیدی که در سیستم جایگذاری شده، مشکل داشته باشند. بهتر است ابتدا یکی از آنها در هر واحد به روی سیستم کار نماید. اگر نتیجه مثبت باشد پیاده سازی پروژه در مرحله اول موفق بوده، اما اگر خواستار تغییرات عمده در روش‌های داخلی سیستم باشند، باید بگوییم که پروژه شکست خواهد خورد و مخالفت های پنهان و آشکار در برابر نصب و اجرای سیستم شروع خواهد شد و هزینه های بالای منتج از تغییر ساختار سیستم که به خواسته مدیران و کارکنان بایستی صورت گیرد، سازمان را همچون باتلاق در خود فرو خواهد برد! تاریخچه مهندسی نرم افزار شامل داستان‌های وحشتناکی‌ست که همگی از ایجاد تغییرات دلخواه در هسته مرکزی ERP به وجود آمده است. اگر سازمان در برابر تغییرات حاصل از ERP ایستادگی کند، آن  زمان است که سازمان دچار توقف خواهد شد و این پایان کار است.

هزینه‌های پنهان ERP چیست؟

غیر از قیمت اصلی سیستم، سایر هزینه های آشکار و پنهان به قرار زیر است:

1 – آموزش :

هزینه های آموزش بالاست؛ چرا که کارکنان اغلب نیاز به آموزش فرایندهای جدید در سیستم دارند. بدتر اینکه شرکت‌های آموزشی نیز نمی‌توانند کمکی به شما نمایند. آنها بیشتر بر آموزش نحوه به کارگیری نرم افزار تمرکز دارند نه روشهای کاری مرتبط با فعالیتهای حرفه ای شما. اما در بیشتر موارد ضروری است که شما حتماً برنامه آموزشی برای آن دسته از فرآیندهایی که با اجرای ERP تأثیر خواهند پذیرفت، برقرار نمایید. به خاطر داشته باشید که کارکنان دپارتمان مالی از همان نرم افزاری استفاده می نمایند که پرسنل امور انبارها کار می کنند، در واقع اطلاعاتی که وارد می نمایند به روی هر دو سیستم تاثیر می گذارد. پس در نظر داشته باشید که سرمایه‌گذاری زیاد روی آموزش نحوه‌ی به کارگیری بسیار مهم است.

2 – یکپارچه سازی و آزمایش:

آزمایش ارتباط مابین بستر نرم افزاری ERP و سایر نرم افزارهای موجود نیز هزینه جداگانه ای خواهد داشت. شما ممکن است نرم افزارهای اصلی دیگری همچون تجارت الکترونیک و زنجیره تأمین و نرم افزارهای فرعی همچون بارکد داشته باشید که بخواهید با ERP مرتبط سازید. اما پیشنهاد می شود که جهت ارتباط بهتر و هماهنگی بیشتر، چنین نرم افزارهایی را هم از ارائه کنندگان ERP تهیه نمایید و در هنگام آزمایش، از آموزش غافل نشوید!

3 – سفارشی سازی :

هزینه های دیگری نیز جهت یکپارچه سازی متحمل خواهید شد که غیرقابل اجتناب هستند از جمله تغییر در هسته مرکزی نرم افزار. این وضعیت زمانی پیش می آید که سیستم نمی تواند فرایندهای کاری شما را هدایت نماید و شما مجبور می‌شوید که با درخواست تغییر در سیستم به آن چیزی که می خواهید دست یابید. این کار به معنی بازی با آتش است و باعث تغییرات در سایر بخش‌های مرتبط خواهد شد و چون تغییرات باید در ورژن‌های جدید نیز اعمال شود ممکن است این روال درست اجرایی نشود و فروشنده نیز دیگر نتواند شما را پشتیبانی نماید و این شروع کابوس های شبانه است.

4 – تبدیل داده ها:

انتقال اطلاعات سازمان از جمله سوابق مشتریان، عرضه کنندگان و انواع داده های موجود از سیستم های قبلی به ERP نیز هزینه هایی در بر خواهد داشت.

5 – تجزیه و تحلیل داده ها:

اغلب داده های سیستم ERP باید با داده های سیستم های خروجی پیشین به منظور تجزیه و تحلیل تلفیق شوند و کسانی که با حجم بالایی از داده‌ها سر و کار دارند باید جهت ذخیره آن‌ها در بودجه پیاده سازی، مبلغی را اختصاص دهند.

به‌روزآوری روزانه تمام داده‌های تلفیق شده با سایر سیستم‌‌ها بسیار مشکل و زمان‌بر است و سیستم های ERP به خوبی نمی‌توانند تغییر روزانه در این اطلاعات را پشتیبانی نمایند. یک راه‌حل گران این است که برنامه به صورت اختصاصی انجام پذیرد. نتیجتاً حتماً قبل از طرح ریزی بودجه، حجم اطلاعاتی که مورد نیاز است مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته می‌بایست ارزیابی شود.

6 – تیم‌های مشاوره:

زمانی که کاربران سیستم در پیاده سازی به مشکل برمی‌خورند نیاز به مشاوره های پرهزینه پیدا می کنند. برای اجتناب از این کار، شرکت‌ها باید اهداف مشخصی برای هر کدام از تیم‌های مشاور داشته باشند و تمامی موارد مورد نظر باید به وضوح در قرارداد قید شود تا در هنگام اجرا، مورد پیش‌بینی‌نشده‌ای منجر به افزایش این دسته از هزینه‌ها نگردد.

7 – امکان از دست دادن کارکنان نخبه:

کاملاً روشن است که پیاده سازی موفقیت آمیز ERP به افرادی که تیم‌های پیاده‌سازی را تشکیل می‌دهند بستگی دارد. (از جمله کارکنان واحدهای اجرایی و سیستم‌های اطلاعاتی)

این نرم افزار بسیار پیچیده است و تغییرات کسب‌ و کار و موفقیت آن به هر یک از این افراد بستگی دارد و سازمان پس از اتمام کار پروژه باید آمادگی جابه‌جایی و از دست دادن این دسته از پرسنل را داشته باشند. شرکت‌های مشاوره‌ای و سایر شرکت‌ها که دنبال جذب این‌گونه پرسنل هستند با حقوق و مزایای بالاتر از آن چیزی که شما می‌توانید پرداخت کنید موققعیت‌های شغلی را به آن‌ها پیشنهاد می‌دهند. سعی کنید با روش‌های مختلف، از جمله پرداخت‌های جانبی آنها را حفظ نمایید.

اما اگر اجازه بدهید آنها بروند، شرکتهای مشاوره ای آنها را جذب کرده و شما در صورت نیاز به خدماتشان شاید مجبور شوید حتی تا دو برابر پرداختهای قبلی هزینه نمایید.

8 – کار تیم های پیاده سازی هیچ گاه تمام نمی شود:

اغلب سازمان‌ها تمایل دارند که تیم‌های پیاده سازی ERP را بعد از اتمام پروژه به کارهای دیگر بگمارند. نرم افزار نصب می شود، تیم‌ها شکل می گیرند، اما بعد از اتمام پروژه، افراد نمی توانند به راحتی به سرکار خود بازگردند. حالا دیگر تیم پیاده‌سازی افراد بسیار ارزشمند هستند چون کاملاً با نرم افزار خو گرفته اند و در ارتباط با فرایندهای سازمان و ارتباط‌شان با سیستم جدید حتی از کارکنان واحدهای مرتبط مسلط‌تر هستند. شرکت‌ها دیگر نمی توانند اینگونه نیروها را به مشاغل قبلی بازگردانند. چرا که کارهای بسیاری پس از راه‌اندازی سیستم باید انجام پذیرد. تنها استخراج اطلاعات به منظور نوشتن گزارشات مورد نظر ممکن است تا یک سال طول بکشد.

9 – انتظار دستیابی سریع به نتیجه:

یک اشتباهی که شرکتها بعد از پیاده سازی نرم افزار مرتکب می شوند این است که انتظار داشته باشند بلافاصله در فرصت کوتاه به منافع حاصل از آن دست یابند. چنانچه اغلب سیستم‌ها تا مدتی کار نکنند مزایا و میزان تأثیراتشان بر روی فرایندهای سازمان مشخص نمی‌شود و اعضای تیم پروژه پیاده سازی نیز تا زمانی که تلاششان به نتیجه مورد نظر نرسد پاداش خود را دریافت نخواهند کرد!

10 – سقوط ERP :

ERP به خاطر تغییراتی که در سازمان‌ها ایجاد می‌کند مورد انتقاد قرار می گیرد. در بررسی های اخیر مشاورین دیلویت، یک چهارم از 64 شرکت فروچون 500 پس از پیاده سازی ERP دچار مشکل در عملکردشان شده اند اما رقم واقعی بالاتر از این عدد است!

عمده ترین دلیل آن این است که همه کارها با آن روشی که قبلاً انجام می پذیرفته بسیار متفاوت است و وقتی کارکنان نمی توانند کارشان را به مهارت گذشته انجام دهند مضطرب می شوند، بازدهی افراد پایین آمده و در نتیجه کسب و کار سازمان دچار مشکل خواهد شد.

چقدر برای پیاده‌سازی پروژه ERP زمان نیاز است؟

شرکت‌هایی که می خواهند سیستم ERP را پیاده‌سازی نمایند چندان آسوده نخواهند بود. وقتی شما این سؤال را از ارائه‌دهندگان ERP می‌پرسید و آن‌ها به این سؤال شما این‌گونه پاسخ می‌دهند: “به طور متوسط 3 تا 6 ماه” فریب نخورید! واقعاً این زمان کمتر از زمان معمول پیاده‌سازی یک سیستم ERP بزرگ است. اگر هم واقعاً یک سیستم ERP جایی در این مدت‌زمان پیاده‌سازی شده حتماً یا سازمان مورد نظر کوچک بوده یا فرایند پیاده‌سازی مربوط به یک بخش یا بخش‌هایی از سازمان بوده است و یا فقط بخشی از آن (به طور مثال بخش مالی) پیاده‌سازی شده است. اما یک نکته را فراموش نکنید. پیاده‌سازی صحیح و تأثیرات شگرف آن روی کسب و کارتان بسیار مهم تر است تا زمان پیاده سازی؛ چرا که برای راه‌اندازی صحیح حتی ممکن است بین 1 تا 3 سال زمان نیاز باشد!