واحد فروش: 5671881956718630 (021)
ERP چیست؟ - تعریف ERP

ERP (سیستم یکپارچه برنامه ریزی منابع سازمان) چیست؟

اگر بخواهیم تعریف جامعی از ERP ارائه دهیم، چگونه تعریفی خواهد بود؟ ERP یا سیستم یکپارچه برنامه‌ریزی منابع سازمان، مخفف کلمات Enterprise Resource Planning است که Enterprise یا سازمان مهمترین واژه آن است. در واقع ERP تلاش می‌کند تا تمام دپارتمان‌ها و فعالیت‌ها بر روی یک نرم افزار هدایت‌کننده به صورت متمرکز و یکپارچه قرار گیرد. این نرم‌افزار تمامی نیازهای کلیه دپارتمان‌ها از جمله کارکنان بخش‌های مالی، منابع انسانی و انبار را پاسخگو است. در حالت عادی هر یک از این واحدها نرم افزارهای کاربردی خود را دارند که کارکنان واحد بر روی آن به ثبت اطلاعات می‌پردازند ولی تمامی آنها در یک سیستم گردآوری شده است. به طوری که پایگاه داده مرکزی جایگزین هر یک از پایگاه داده های مجزا شده و اطلاعات به سهولت جریان یافته و بین واحدها توزیع می‌شود.

 

برای واضح‌تر شدن قضیه، موضوع را با یک نمونه توضیح می‌دهیم:

وقتی مشتری سفارش خود را به یک سازمان اعم از تولیدی، خدماتی و… ارائه می دهد، این سفارش، به صورت برگه سفارش، سفری از این دپارتمان به دپارتمان دیگر در سراسر سازمان را آغاز می نماید. اغلب به ترتیب تأیید و اعتبارسنجی می شود و مدت‌ها در هر یک از دپارتمان‌ها معطل شده و یا حتی مفقود می شود و یا اشتباهاتی در حین عمل پیش می آید و در واقع هیچ کس در سازمان نمی داند که این سفارش در چه مرحله ای است و در کدام دپارتمان قرار دارد. مثلاً کارکنان واحد مالی نمی توانند وارد سیستم گردش عملیات انبار شده و ببینند که آیا سفارش برای مشتری ارسال شده است یا خیر؟ که این موارد اغلب باعث نارضایتی مشتریان نیز می شود.

با استقرار ERP ، سیستم های قدیمی مستقر در امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار با یک نرم افزار مرکزی که هر بخش آن بین واحدهای مختلف توزیع شده، جایگزین می‌شود. دپارتمان‌های مالی، تولید و انبار نرم افزارهای مورد نیاز خودشان را خواهند داشت. اما تفاوتی که وجود دارد در این است که با هم ارتباط داشته و پرسنل دپارتمان مالی می توانند جریان سفارشات را تا زمان ارسال برای مشتری پیگیری نموده و مشاهده کنند.

ارائه دهندگان این نرم افزار به گونه ای سیستم را طراحی می کنند که هر سازمان با توجه به نیاز خود، آن قسمت هایی را که مورد نیاز آن‌هاست، خریداری نمایند. مثلاً بعضی سازمان‌ها ممکن است بخواهد ماژولهای مرتبط با دپارتمان های مالی یا منابع انسانی را تهیه کرده و بقیه ماژول‌ها را در زمان دیگری خریداری نمایند.

 

ERP چگونه به توسعه فعالیت‌های کسب و کار کمک می‌نماید؟

مثالی که آورده شد نشان می دهد که این نرم افزار بهترین امیدواری در جهت ارتباط مابین فرآیند و شناسایی موقعیت سفارش مشتریان در هر یک از مراحل اقدام است. به همین دلیل هم است که اغلب از آن به عنوان پشتیبان های پشت صحنه نام می برند.

دقت کنید که ERP فرایند فروش را برعهده ندارد و ارائه دهندگان آن، نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری را جهت به انجام رساندن این امر اختصاص می دهند. در واقع نرم افزار ERP پس از دریافت سفارش مشتریان از اولین مرحله تا آخرین مرحله را هدایت و تمامی مسیر جریان را تحت کنترل و نظارت دارد.

وقتی کارشناسان خدمات مشتریان، سفارشی از مشتری را در این سیستم وارد می نمایند تمامی اطلاعات مورد نیاز برای ارسال سفارش وجود دارد از جمله میزان اعتبارات تخصیص یافته و استفاده شده، میزان موجودی انبار و زمان ارسال در بخش حمل و نقل سفارشات.

کارکنان در دپارتمان‌های مختلف می توانند جریان اطلاعات را دیده و به ثبت بپردازند. هر کدام مرحله کاری خود را روی اسناد انجام می‌دهند و به طور اتوماتیک به واحد دیگر ارجاع می شود. به این ترتیب می توان سفارش را به راحتی در سراسر سازمان مسیریابی نموده و مشتریان به‌موقع و سریع‌تر اجناس درخواستی خود را دریافت دارند. ERP در سایر حوزه ها از جمله بهره‌وری نیروی انسانی و گزارشات گردش مالی نیز همین طور شگفتی ساز خواهد بود.

ERP چیست؟ - تعریف ERP

چرا برخی پروژه‌های ERP منجر به شکست می شوند؟

ERP بهترین طریقه انجام وظایف را در هر بخش سازمانی ارائه می دهد. اما شما ممکن است کارکنانی داشته باشید که با متد و روش خود روی نرم افزارها کار می کنند و ممکن است با روش جدیدی که در سیستم جایگذاری شده، مشکل داشته باشند. بهتر است ابتدا یکی از آنها در هر واحد به روی سیستم کار نماید. اگر نتیجه مثبت باشد پیاده سازی پروژه در مرحله اول موفق بوده، اما اگر خواستار تغییرات عمده در روش‌های داخلی سیستم باشند، باید بگوییم که پروژه شکست خواهد خورد و مخالفت های پنهان و آشکار در برابر نصب و اجرای سیستم شروع خواهد شد و هزینه های بالای منتج از تغییر ساختار سیستم که به خواسته مدیران و کارکنان بایستی صورت گیرد، سازمان را همچون باتلاق در خود فرو خواهد برد! تاریخچه مهندسی نرم افزار شامل داستان‌های وحشتناکی‌ست که همگی از ایجاد تغییرات دلخواه در هسته مرکزی ERP به وجود آمده است. اگر سازمان در برابر تغییرات حاصل از ERP ایستادگی کند، آن  زمان است که سازمان دچار توقف خواهد شد و این پایان کار است.

 

هزینه‌های پنهان ERP چیست؟

غیر از قیمت اصلی سیستم، سایر هزینه های آشکار و پنهان به قرار زیر است:

1 – آموزش :

هزینه های آموزش بالاست؛ چرا که کارکنان اغلب نیاز به آموزش فرایندهای جدید در سیستم دارند. بدتر اینکه شرکت‌های آموزشی نیز نمی‌توانند کمکی به شما نمایند. آنها بیشتر بر آموزش نحوه به کارگیری نرم افزار تمرکز دارند نه روشهای کاری مرتبط با فعالیتهای حرفه ای شما. اما در بیشتر موارد ضروری است که شما حتماً برنامه آموزشی برای آن دسته از فرآیندهایی که با اجرای ERP تأثیر خواهند پذیرفت، برقرار نمایید. به خاطر داشته باشید که کارکنان دپارتمان مالی از همان نرم افزاری استفاده می نمایند که پرسنل امور انبارها کار می کنند، در واقع اطلاعاتی که وارد می نمایند به روی هر دو سیستم تاثیر می گذارد. پس در نظر داشته باشید که سرمایه‌گذاری زیاد روی آموزش نحوه‌ی به کارگیری بسیار مهم است.

 

2 – یکپارچه سازی و آزمایش:

آزمایش ارتباط مابین بستر نرم افزاری ERP و سایر نرم افزارهای موجود نیز هزینه جداگانه ای خواهد داشت. شما ممکن است نرم افزارهای اصلی دیگری همچون تجارت الکترونیک و زنجیره تأمین و نرم افزارهای فرعی همچون بارکد داشته باشید که بخواهید با ERP مرتبط سازید. اما پیشنهاد می شود که جهت ارتباط بهتر و هماهنگی بیشتر، چنین نرم افزارهایی را هم از ارائه کنندگان ERP تهیه نمایید و در هنگام آزمایش، از آموزش غافل نشوید!

 

3 – سفارشی سازی :

هزینه های دیگری نیز جهت یکپارچه سازی متحمل خواهید شد که غیرقابل اجتناب هستند از جمله تغییر در هسته مرکزی نرم افزار. این وضعیت زمانی پیش می آید که سیستم نمی تواند فرایندهای کاری شما را هدایت نماید و شما مجبور می‌شوید که با درخواست تغییر در سیستم به آن چیزی که می خواهید دست یابید. این کار به معنی بازی با آتش است و باعث تغییرات در سایر بخش‌های مرتبط خواهد شد و چون تغییرات باید در ورژن‌های جدید نیز اعمال شود ممکن است این روال درست اجرایی نشود و فروشنده نیز دیگر نتواند شما را پشتیبانی نماید و این شروع کابوس های شبانه است.

 

4 – تبدیل داده ها:

انتقال اطلاعات سازمان از جمله سوابق مشتریان، عرضه کنندگان و انواع داده های موجود از سیستم های قبلی به ERP نیز هزینه هایی در بر خواهد داشت.

 

5 – تجزیه و تحلیل داده ها:

اغلب داده های سیستم ERP باید با داده های سیستم های خروجی پیشین به منظور تجزیه و تحلیل تلفیق شوند و کسانی که با حجم بالایی از داده‌ها سر و کار دارند باید جهت ذخیره آن‌ها در بودجه پیاده سازی، مبلغی را اختصاص دهند.

به‌روزآوری روزانه تمام داده‌های تلفیق شده با سایر سیستم‌‌ها بسیار مشکل و زمان‌بر است و سیستم های ERP به خوبی نمی‌توانند تغییر روزانه در این اطلاعات را پشتیبانی نمایند. یک راه‌حل گران این است که برنامه به صورت اختصاصی انجام پذیرد. نتیجتاً حتماً قبل از طرح ریزی بودجه، حجم اطلاعاتی که مورد نیاز است مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته می‌بایست ارزیابی شود.

 

6 – تیم‌های مشاوره:

زمانی که کاربران سیستم در پیاده سازی به مشکل برمی‌خورند نیاز به مشاوره های پرهزینه پیدا می کنند. برای اجتناب از این کار، شرکت‌ها باید اهداف مشخصی برای هر کدام از تیم‌های مشاور داشته باشند و تمامی موارد مورد نظر باید به وضوح در قرارداد قید شود تا در هنگام اجرا، مورد پیش‌بینی‌نشده‌ای منجر به افزایش این دسته از هزینه‌ها نگردد.

 

7 – امکان از دست دادن کارکنان نخبه:

کاملاً روشن است که پیاده سازی موفقیت آمیز ERP به افرادی که تیم‌های پیاده‌سازی را تشکیل می‌دهند بستگی دارد. (از جمله کارکنان واحدهای اجرایی و سیستم‌های اطلاعاتی)

این نرم افزار بسیار پیچیده است و تغییرات کسب‌ و کار و موفقیت آن به هر یک از این افراد بستگی دارد و سازمان پس از اتمام کار پروژه باید آمادگی جابه‌جایی و از دست دادن این دسته از پرسنل را داشته باشند. شرکت‌های مشاوره‌ای و سایر شرکت‌ها که دنبال جذب این‌گونه پرسنل هستند با حقوق و مزایای بالاتر از آن چیزی که شما می‌توانید پرداخت کنید موققعیت‌های شغلی را به آن‌ها پیشنهاد می‌دهند. سعی کنید با روش‌های مختلف، از جمله پرداخت‌های جانبی آنها را حفظ نمایید.

اما اگر اجازه بدهید آنها بروند، شرکتهای مشاوره ای آنها را جذب کرده و شما در صورت نیاز به خدماتشان شاید مجبور شوید حتی تا دو برابر پرداختهای قبلی هزینه نمایید.

 

8 – کار تیم های پیاده سازی هیچ گاه تمام نمی شود:

اغلب سازمان‌ها تمایل دارند که تیم‌های پیاده سازی ERP را بعد از اتمام پروژه به کارهای دیگر بگمارند. نرم افزار نصب می شود، تیم‌ها شکل می گیرند، اما بعد از اتمام پروژه، افراد نمی توانند به راحتی به سرکار خود بازگردند. حالا دیگر تیم پیاده‌سازی افراد بسیار ارزشمند هستند چون کاملاً با نرم افزار خو گرفته اند و در ارتباط با فرایندهای سازمان و ارتباط‌شان با سیستم جدید حتی از کارکنان واحدهای مرتبط مسلط‌تر هستند. شرکت‌ها دیگر نمی توانند اینگونه نیروها را به مشاغل قبلی بازگردانند. چرا که کارهای بسیاری پس از راه‌اندازی سیستم باید انجام پذیرد. تنها استخراج اطلاعات به منظور نوشتن گزارشات مورد نظر ممکن است تا یک سال طول بکشد.

 

9 – انتظار دستیابی سریع به نتیجه:

یک اشتباهی که شرکتها بعد از پیاده سازی نرم افزار مرتکب می شوند این است که انتظار داشته باشند بلافاصله در فرصت کوتاه به منافع حاصل از آن دست یابند. چنانچه اغلب سیستم‌ها تا مدتی کار نکنند مزایا و میزان تأثیراتشان بر روی فرایندهای سازمان مشخص نمی‌شود و اعضای تیم پروژه پیاده سازی نیز تا زمانی که تلاششان به نتیجه مورد نظر نرسد پاداش خود را دریافت نخواهند کرد!

 

10 – سقوط ERP :

ERP به خاطر تغییراتی که در سازمان‌ها ایجاد می‌کند مورد انتقاد قرار می گیرد. در بررسی های اخیر مشاورین دیلویت، یک چهارم از 64 شرکت فروچون 500 پس از پیاده سازی ERP دچار مشکل در عملکردشان شده اند اما رقم واقعی بالاتر از این عدد است!

عمده ترین دلیل آن این است که همه کارها با آن روشی که قبلاً انجام می پذیرفته بسیار متفاوت است و وقتی کارکنان نمی توانند کارشان را به مهارت گذشته انجام دهند مضطرب می شوند، بازدهی افراد پایین آمده و در نتیجه کسب و کار سازمان دچار مشکل خواهد شد.

 

چقدر برای پیاده‌سازی پروژه ERP زمان نیاز است؟

شرکت‌هایی که می خواهند سیستم ERP را پیاده‌سازی نمایند چندان آسوده نخواهند بود. وقتی شما این سؤال را از ارائه‌دهندگان ERP می‌پرسید و آن‌ها به این سؤال شما این‌گونه پاسخ می‌دهند: “به طور متوسط 3 تا 6 ماه” فریب نخورید! واقعاً این زمان کمتر از زمان معمول پیاده‌سازی یک سیستم ERP بزرگ است. اگر هم واقعاً یک سیستم ERP جایی در این مدت‌زمان پیاده‌سازی شده حتماً یا سازمان مورد نظر کوچک بوده یا فرایند پیاده‌سازی مربوط به یک بخش یا بخش‌هایی از سازمان بوده است و یا فقط بخشی از آن (به طور مثال بخش مالی) پیاده‌سازی شده است. اما یک نکته را فراموش نکنید. پیاده‌سازی صحیح و تأثیرات شگرف آن روی کسب و کارتان بسیار مهم تر است تا زمان پیاده سازی؛ چرا که برای راه‌اندازی صحیح حتی ممکن است بین 1 تا 3 سال زمان نیاز باشد!

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا